Registrar un nuevo Producto

Antes de poder hacer uso de Sistematic, se requiere cargar (llenar)  la Base de Datos de Sistematic con la información codificada de los productos que su empresa distribuye (O servicios si se trata de una empresa que vende servicios). Esta información debe contener :

ü      Codigo del Producto.- Puede contener hasta 20 caracteres (Alfabeticos o Numericos) Ejemplo : HD01

ü      Descripcion del Producto.- Puede contener hasta 50 caracteres (Alfabeticos o Numericos) Ejemplo : DISCO DURO QUANTUM 40 GB.

ü      Clase.- (También llamada Familia) Puede contener hasta 15 caracteres (Alfabeticos o Numericos). Ejemplo DISCOS.

ü      Marca.- (Tambien llamado Fabricante) Puede contener hasta 15 caracteres (Alfabeticos o Numericos). Ejemplo MAXTOR

ü      Modelo.- Puede contener hasta 15 caracteres (Alfabeticos o Numericos). Ejemplo 30758

ü      Serie.-  Número de Serie de un único producto (Solo se usará en caso de que se necesite que el número de serie sea registrado por separado para cada producto unico.

ü      Unidad de medida.- Debe contener el nombre de la unidad de medida principal con la cual trabaja el producto. Ejemplo : CAJAX20. Se trabajara con esta unidad para los ingresos o compras al almacén, también para las ventas y se usará para el conteo del kardex.

ü      Stock Mínimo.- En este campo ingrese la cantidad de productos minima que Ud. Crea que deberia tener su almacen, esto queda a criterio suyo. Por ejemplo si pongo 5, le estoy indicando a Sistematic que me avise si el stock para este producto esta por debajo de 5.

ü      Sub Unidad de Medida.- Contendrá la unidad de medida secundaria (al menudeo) , si es que este producto así lo requiere. Ejemplo : BOTELLA. Esta unidad se usará solo para las ventas al menudeo. Si ingresa un nombre en este casillero, necesariamente tendrá que definir a que fracción de la unidad equivale esta sub unidad (Este campo es opcional).

Ø      Fracción.- Este campo sólo se usará si se definio una sub-unidad de medida. Ejemplo : Si mi unidad de medida es CAJAX20, y esta caja a su vez contiene 20 botellas  (sub unidad), entoces deberé introducir 20, Esto le indica a Sistematic que la Unidad Principal equivale a 20 subunidades.

Ø      Precio Sub unidad.- Este campo solo se usara si se definio una subunidad. Introduzca el precio al cual se vende al menudeo, la fracción de Unidad.

ü      Precio de Venta al Contado.- Debe contener el precio de venta al publico.

ü      Precio de Venta al Credito.- Debe contener el precio al por mayor cuando se vende en cantidad (Opcional).

ü      Moneda.- Puede ser SOL o DÓLAR.

ü      Descuento.- Introduzca el valor en porcentaje del descuento que se le hace a ese producto. Este aparecera de manera predeterminada en la emisión de comprobantes de venta. Ejemplo 5 (equivale a 5%).

ü      Peso.- Campo opcional. Si desea introduzca el peso del producto x unidad.

ü      Ubicación.- Aquí debe indicar en que casillero o estante se encuentra normalmente este item. Ejemplo A3, no indica que se encuentra en el estante A y la tercera fila.

ü      Especificaciones. Escriba una descripción mas detallada del producto. Ejemplo : Composición química, Origen, Duración, Indicaciones medicas, etc.

ü      Precio A, Precio B, Precio C.- Se utilizan para definir precios alternativos del producto. Son campos opcionales.

Procedimiento para crear un Nuevo Código

Haga clic el el Boton “Productos”. Aparece la siguiente ventana :

   Haga clic en el botón “Nuevo”

Escriba cada uno de los datos que le solicita la ficha (Los mismos que se describieron anteriormente.

Guarde haciendo clic en el botón guardar. Aparecera la ficha de “Apertura de Inventario”.

Ingresar Stock de Apertura

El Stock de Apertura es la cantidad de articulos similares  que existen al momento de aperturar un nuevo codigo para dichos articulos. Por Ejemplo deseo registrar el codigo HD01 que identificara a lo que son DISCOS DUROS QUANTUM DE 40 GB. En este momento tengo 25 discos duros en el almacen que me costo cada uno 80 dolares. Cuando le aparezca la ventana de “Apertura de Inventario”, introduzco el stock inicial 25 y el costo aproximado de compra (Considero el ultimo costo . No es necesario ser exacto de 80 dolares). Luego haga clic en Aceptar. Volverá a la ventana Productos. Notará que los datos Ultimo Costo, Costo Promedio y Stock se habran registrado automaticamente

Ultimo Costo, Costo Promedio y Stock

  Modificar los datos de un Producto

Si Ud. Ya registro un nuevo codigo y posteriormente nota que cometio errores al digitar los datos de ese producto podra modificar, haciendo clic en el botón “Modificar”. Luego corrija los datos que sean necesarios. Al guardar le aparecera nuevamente la ventana de “Apertura de Inventario”, a menos que ya se haya trabajado en ese productos (ingresos o retiros) caso en el cual no le aparecerá dicha ventana.

   Eliminar un Producto

La opcion de eliminar se utilizara en el caso de haber introducida datos totalmente erroneos o un producto obsoleto y desea eliminar por completo dicho codigo de la Base de Datos. Para ello haga clic en el boton “Eliminar”, con loc cual se le solicitara que confirme dicha eliminacion. Confirme y el producto estará eliminado de la Base de Datos.

Agregar Imagen al Producto.

Desplazamiento de Registros

Cada Formulario de ingreso de datos (Ejemplo : Form Productos o Form Facturas),  tiene  botones y etiqueteas estandarizadas para navegar en el formulario y saber en que registro se encuentra uno ubicado.  A continuación se describen los 4 botones de despalzamiento y las 2 etiquetas de Información de Registros.

Botones de Desplazamiento	Etiquetas de Información de Registros
Estos botones se utilizan para navegar entre los documentos introducidos.  Por Ejemplo Ver el Primer documento ingresado, el Ultimo documento ingresado, el anterior documento y el siguiente documento.	Estas Etiquetas Muestran el Registro Actual (El que item que se está viendo en ese momento en la ventana) y la Cantidad Total de Registros (Nº de Registros que se ingresaron en la tabla). A medida que haga clic en los botones de desplazamiento , irá cambiando el  número de Registro Actual.

Buscar un Producto

Con esta opción (La cual figura en la mayoria de Formularios de Ingreso de Datos de SISTEMATIC). Ud. Podrá localizar rápidamente un producto ya sea buscandolo por Codigo, Descripcion o Clase. Consiste en una ventana que muestra una lista de todos los items ingresados, La cual inicialmente se encuentra ordenada por Descripción.

Forma de Realizar una Búsqueda por Codigo:

1.      Haga clic en el botón “Buscar”. Aparece la ventana de Búsqueda :

2.      Digite los primeros caracteres del producto a buscar (Notará que en la lista se  irán ubicando los nombres de los productos que coincidan con los caracteres digitados). Siga digitando hasta ubicar el producto buscado en RESALTADO.

3.      Presione EnTer.

Forma de Realizar una Búsqueda por Código:

4.      Haga clic en el botón “Buscar”. Aparece la ventana de búsqueda

5.      En la lista “Buscar Por”, haga clic en la fila “Código”

6.      Digite los primeros caracteres del codigo del producto a buscar (A medida que digite se  irán ubicando en los productos que coincidan con los caracteres digitados). Siga digitando hasta ubicar el producto buscado en la zona verde.

7.      Presione EnTer.

Ordenar Alfabeticamente la lista de Productos

Para que los productos que figuran en la ventana de busqueda se ordenen alfabeticamente por codigo haga clic en “Codigo” de la fila “Buscar Por” y luego haga clic en el boton “Mostrar Todo”. Si desea ordenar por descripcion, haga clic en la opcion “Articulo” y luego en el boton  “Mostrar Todo”.

Buscar un producto manualmente

1.      Ubíquese en la ventana de búsqueda

2.      Haga clic en en cualquier lugar de la cuadricula donde se muestran los productos.

3.      Desplacese hacia arriba con la flecha del cursor Arriba o hacia abajo con la flecha del cursor hacia Abajo. Para ir mas rapido puede presionar las teclas Re-Pag (Pagina Arriba) o Av Pág(Pagina Abajo).

Salir de la Ventana de Busqueda Rapidamente

Presiones Alt + R.

Ver la Ficha de Kardex de un Producto

Con esta opción Ud. Podrá observar los movimientos realizados con el producto elegido (Ingresos y Retiros de Almacen) por Fechas.

1.      Haga clic en el botón “Kardex”. 

Aparecerá la ventana de Kardex como la que se muestra a continuación :

Como podra observar se aprecian los detalles de los movimientos realizados en la parte inferior de la cuadricula.

2.      Para cerrar esta ventana presione la tecla ESC.

Imprimir la ficha de Kardex

Mientras esta observando la ficha de Kardex de un determinado producto tiene la posibilidad de imprimir un listado del Kardex de dicho producto. Para ello haga clic en el boton “Kardex del Producto” de la Ventana de Kardex :

Sugerencias para Codificar un Producto

Si su mercaderia no tiene aun una codificacion puede proceder de la siguiente manera :

Ejemplo 1 :

La Descripcion o Nombre completo del Producto es  : IMPRESORA EPSON STYLUS 800

CLASE : IMPRESORAS

MARCA : EPSON

MODELO : STYLUS 800

Generamos este codigo :  IMEPSTY800

Notará que los dos primeros caracteres describen el tipo (clase)  del producto : IMPRESORAS=IM

Luego los dos siguientes caracteres describen la marca EPSON=EP

Luego los 5 siguientes describen el modelo STYLUS 800=STY800

Ejemplo 2 :

Puede seguir un metodo parecido al descrito dpendiendo del giro de su negocio. Por Ejemplo : CAMISAS VAN HEUSEN CABALLEROS T32

El codigo podria ser : CAVHC32

En este caso se consideran 2 caracteres para la clase (Camisas), 2 para la marca  (Van Heusen), 1 para genero (Caballeros) y 2 para talla (32).