CAPITULO III
Compras – Ingresos Al Almacén

Registro de Proveedores

Antes de empezar a registrar sus compras es muy conveniente tener un Registro de sus Proveedores para de esta manera poder generar mas facilemente sus documentos de Compras. Para esto utilice el modulo de Proveedores al cual puede acceder haciendo clic  en el botón :

Lo cual le abrirá la siguiente ventana :

Forma de Registrar un Nuevo Proveedor

1.      Haga clic en el botón “Nuevo”

2.      Rellene el nombre completo o Razon Social del Proveedor

3.      Rellene el RUC o DNI de su proveedor (Este Dato es Obligatorio Ingresarlo)

4.      Complete los datos referentes a Direccion, Telefonos, Contacto y Producto.

5.      Clic en el botón Guardar.

Modificar los Datos de un Proveedor.

Si ya introdujo los datos de un Proveedore y luego nota que se equivocó en la digitación de algun dato o falto rellenar alguna dato, proceda de la siguiente manera para corregir dicho proveedor.

1.      Asegurese de ubicar al proveedor que desea corregir y luego haga clic en el botón “Modificar”

2.      Haga clic en el casillero que desea a corregir y luego escriba el nuevo dato, repita el mismo procedimiento para cada uno de los datos que desea corregir.

3.      Para Finalizar haga clic en el botón “Guardar”.

Eliminar un Proveedor de la Base de Datos.

Si un Proveedor ya figura en su Base de Datos y luego decide que por algun motivo no tiene sentido que dicho proveedor figure en su Base de datos puede eliminarlo siguiendo el procedimiento descrito a continuación :

4.      Asegurese de ubicar al proveedor que desea eliminar y luego haga clic en el botón “Eliminar”. Aparecerá el mensaje “Esta Seguro de Eliminar este Proveedor?”

5.      Responda con seguridad a la pregunta haciendo clic en el botón “SI” o de lo contrario haga clic en “NO”.

Botones de Desplazamiento

Tambien puede utilizar los botones |< (Primer Registro) , < (Anterior Registro) , > (Siguiente Registro o  >| (Ultimo Registro) para desplazarse entre los diferentes proveedores de su Base de Datos. Recuerde que los Registro estan ordenados alfabeticamente por Razón Social.

Buscar un Proveedor

Con esta opcion Ud. Podrá ubicar rapidamente un Proveedor ya sea buscandolo por RUC o por Razón Social.  El procedimiento es muy parecido a la busqueda de un producto (Vea Capitulo III  – Buscar un Producto)

Registro de Responsables

Es conveniente también llevar un Registro del Personal que labora en la empresa. En el caso de que se realice una compra se podrá saber el nombre del responsable encargado de la compra. El personal en general se debera registrar dentro del Modulo “Personal”. Cuando se realice una compras el nombre del responsable se seleccionara en el documento de compra respectivo.

Para registrar un nuevo trabajador, entonces elija la opción Personal del menú Tablas, lo cual le abrirá una ventana como la siguiente :

En esta ventana podra realizar la operaciones ya conocidas de Nuevo, Modificar, Eliminar, etc. (Similares a las opciones para mantenimiento de Productos y Proveedores.

Registrar una Compra

Se entiende como compra al ingreso de mercaderia al almacen como consecuencia de la compra de mercaderia a un Proveedor (Empresa que nos vende mercaderia).

El procedimiento para registrar una compra en la Base de Datos, es el siguiente :

1.      Haga clic en el botón “Compras” de la Ventana Principal de Sistematic.

Aparecerá entonces una ventana como la que se muestra a continuación :

2.      Haga clic en el botón “Nuevo Documento”. Notará que la ventana ahora se muestra diferente (Algunos botones ha desaparecido y se han blanqueado los datos), esto quiere decir que esta esperando que le introduzcamos datos.

3.     
Elija el tipo de Documento.- Cuando realice una compra debera registrar el tipo de documento que generó el proveedor (Factura ,Boleta o Guia). Para ello debe hacer clic en el cuadro “Tipo de documento”, lo cual desplegara los diferentes tipos de documento.

Señale entonces el tipo de documento a elegir y luego haga clic (Notara que aparece al costado derecho una etiqueta mostrando el nombre del documento elegido).

4.      Introducir el Numero del Documento.- Luego presione la tecla TAB hasta llegar al casillero siguiente “Nro”, donde deberá introducir el numero del documento a registrar.

5.      Introducir la Fecha.- De manera predeterminada se colocara automáticamente en el documento la fecha actual en el casillero fecha. Si por algún motivo dicha fecha no es la correcta modifíquela y luego pase al siguiente casillero.

6.      Elija la Moneda.- Tiene la opcion de elegir entre MONEDA NACIONAL  y  DOLARES (US$). Para cambiar de moneda abra la lista desplegable de Moneda y elija.

7.      Elija el tipo de cambio.- De manera predeterminada aparece el tipo de cambio guardado en su base de datos (Cada vez que ingresa al sistema puede modificar dicho tipo de cambio con lo cual el cambio figurara de manera predeterminada para cada nuevo documento). Si el tipo de cambio no es el correcto cambielo directamente escribiendolo en el casillero “Tipo de Cambio”.

8.      Elija el Proveedor.- La manera correcta de elegir un Proveedor es la siguiente :

Ubíquese en la lista desplegable “Proveedor”

ü     Haga clic en la flechita, con lo cual se desplegara una lista con los nombres de todos los proveedores registrado en su base de datos.

ü     Desplacese con el Mouse hasta hallar el Proveedor buscado (Recuerde que los proveedores se encuentran ordenados alfabéticamente).

ü     Haga clic en el Proveedor correcto, acto seguido la lista se cerrará.

Puede hacerlo también con el teclado :

ü      Para abrir la lista presione ALT+Flecha Abajo (la lista se abrira hacia abajo)

ü      Presione la letra inicial con la que empieza el nombre o razón social de su proveedor. Si aparece otro nombre distinto que coincidentemente empieza con la misma letra, entonces siga presionando la misma letra tantas veces como sea posible hasta que aparezca el proveedor buscado.

ü      Presione Barra Espaciador, acto seguido la lista se cerrará

Nota : El elegir un Proveedor inmediatamente el casillero “Dirección” mostrará la direccion  de dicho Proveedor.

  Este Botón le permitira agregar un nuevo registro en la Tabla de Provedores, sin salir de la Ventana de Compras.

9.      Elija Responsable.- El procedimiento para elegir un  responsable es practicamente el mismo que para elegir u  proveedor (puede hacerlo con el mouse o co el teclado).

10.- Escriba una Observacion.- Escribir en este casillero es opcional, puede utilizarse para escribir un comentario o nota sobre esta transaccion.

Buscar un Producto

Este botón se utilizar para localizar un producto que se va a agregar a la cudricula (detalle) de la factura. Al hacer clic en este botón se abrira la ventana de “Busqueda de Producto”. El Procedimiento para localizar un producto es similar a la busqueda de un producto en el módulo “Productos” (Vea Capitulo II – Búsqueda de Producto)

Luego de Salir de la Ventana de Busqueda Notará que debajo de la cuadrícula se mostraran los datos del producto elegido : Codigo, Descripcion y Precio. El cursor se colocará en el casillero Cantidad, lugar el el cual es obligatorio que escriba cual es la cantidad que va a ingresar al almacen (Puede escribir en decimales si es el caso). Luego presione ENTER, entonces el cursor se desplazará al casillero “Precio”, de tal manera que tiene la posibilidad de cambiar dicho precio de compra. Luego presione ENTER, entonces el cursor se ubicará en el botón “Agregar Linea”.

TIP : Una manera rápida y práctica de buscar un producto es digitando su codigo en el casillero codigo. Luego de digitar el código completo, presiones la tecla ENTER, inmediatamente aparecerán en los casilleros respectivos, la descripcion, precio y moneda de dicho producto.

Agregar Linea

Este botón se utilizara para agregar codigo, producto, cantidad y precio seleccionados a la cuadricula (detalle). Al hacer clic los casilleros indicados se pondran en blanco  y la cuadricula mostrara la linea agregada.

Eliminar Linea

Si Ud. Accidentalmente agrego un producto que era el correcto o introdujo cantidades inexactas puede eliminar dicha linea. Para ello haga clic en la linea a eliminar (en la cuadricula) la linea quedara en cierta manera seleccionada. Luego presione el botón “Eliminar Linea”. El sistema le preguntará “Esta seguro de eliminar esta Linea”. Responde si  o no según sea el caso.

Repita el mismo procedimiento de Búsqueda y Agregar Linea para cada Item que deba agregar al documento.

Guardar el Documento

Una vez que halla introducido todos los datos, asegurese de que los datos digitados son los correctos y luego haga clic en el botón “Guardar” para que el documento sea guardado a la base de datos.

Elegir la Forma de Pago

Al guardar el documente inmediatamente aparecerá el cuadro “Tipo de Cancelación” como el que se muestra a continuación :

En este cuadro debe elegir la forma de pago “Contado”,“Credito”, etc. 

Introduzca el Nº de dias la Fecha de Vencimiento, la cantidad a pagar y luego haga clic en el botón “Aceptar”. De esta manera la compra quedara registrada y el saldo será cargado a la cuenta por pagar de ese proveedor.

Para terminar haga clic en el botón Aceptar.

Modificar un documento

Para modificar un  documento anteriormente registrado, ubique dicho documento, luego haga clic en el botón “Modificar”, corrija los datos y luego proceda a guardar nuevamente.

Eliminar un documento

Si decide eliminar un documento, primero ubíquelo y luego haga clic en el botón “Eliminar”, luego confirme la eliminación.

Buscar

Para buscar un documento haga clic en el botón “Buscar”., que le abrirá la ventana de Búsqueda de Documento de Compra. De la misma forma como se busca un producto(Capitulo II, Busqueda de Producto), en esta ventana tendrá diversas opciones de busqueda:

Pagos a Cuenta de Documentos por Pagar

Si anteriormente registro una compra al credito, el monto (saldo) por dicho documento se habrá cargado a la cuenta del respectivo proveedor. Para saldar dicho documento proceda de la siguiente manera :

ü      Elija menú Almacén y la opción Pagos a Cuenta (Cuentas por Pagar). Aparecerá una ventana como la que se muestra más abajo :

ü      Elija el Proveedor al cual desea registrar el pago. Para ello haga clic con el mouse en la lista de Proveedores (Que aparece en la parte superior de la ventana), con lo cual se abrira la lista mostrando los proveedores. Luego ubique el proveedor buscado y haga clic. Inmediatamente en la cuadrícula inferior se mostrarán los documentos de compra girados por dicho Proveedor.

ü      Haga clic en el documento que desea cancelar.

ü      Introduzca la cantidad a pagar, la fecha de pago y el nombre del pagador

ü      Haga clic en el botón “Pagar”. Notará que al hacer esto el saldo habrá disminuido.