Registro de Clientes

También para  registrar las ventas es recomentadable tener un Registro de sus principales Clientes. De esa  manera podrá generar mas fácilmente sus documentos de Ventas. Para esto utilice el modulo de Clientes al cual puede acceder haciendo clic  en el botón :

Lo cual le abrirá la siguiente ventana :

Forma de Registrar un Nuevo Cliente

1.      Haga clic en el botón “Nuevo”

2.      Rellene el nombre completo o Razon Social del Cliente

3.      Rellene el RUC o DNI de su cliente (Este Dato es Obligatorio Ingresarlo)

4.      Complete los datos referentes a Direccion, Telefonos, Contacto y Productos.

5.      Clic en el botón Guardar.

Modificar los Datos de un Cliente.

Si ya introdujo los datos de un Cliente y luego nota que se equivocó en la digitación de algun dato o falto rellenar alguna dato, proceda de la siguiente manera para corregir dicho cliente.

1.      Asegurese de ubicar al cliente que desea corregir y luego haga clic en el botón “Modificar”

2.      Haga clic en el casillero que desea a corregir y luego escriba el nuevo dato, repita el mismo procedimiento para cada uno de los datos que desea corregir.

3.      Para Finalizar haga clic en el botón “Guardar”.

Eliminar un Cliente de la Base de Datos.

Si un Cliente ya figura en su Base de Datos y luego decide que por algun motivo no tiene sentido que dicho cliente siga figurando en su Base de datos puede eliminarlo siguiendo el procedimiento descrito a continuación :

4.      Asegurese de ubicar al cliente que desea eliminar y luego haga clic en el botón “Eliminar”. Aparecerá el mensaje “Esta Seguro de Eliminar este Cliente?”

5.      Responda con seguridad a la pregunta haciendo clic en el botón “SI” o de lo contrario haga clic en “NO”.

Botones de Desplazamiento

Tambien puede utilizar los botones |< (Primer Registro) , < (Anterior Registro) , > (Siguiente Registro o  >| (Ultimo Registro) para desplazarse entre los diferentes proveedores de su Base de Datos. Recuerde que los Registros estan ordenados alfabeticamente por Razón Social.

Buscar un Cliente

Con esta opcion Ud. Podrá ubicar rapidamente un Cliente ya sea buscandolo por RUC o por Razón Social.  El procedimiento es muy parecido a la busqueda de un producto (Vea Capitulo II  – Buscar un Producto)

Registro de Responsables (Vendedores)

Es conveniente también llevar un Registro del Personal que labora en la empresa. En el caso de que se realice una compra se podrá saber el nombre del responsable encargado de la compra. El personal en general se debera registrar dentro del Modulo “Personal”. Cuando se realice una compras el nombre del responsable se seleccionara en el documento de compra respectivo.

Registrar una Venta

Se entiende como venta al retiro de mercaderia del almacen como consecuencia de la venta de mercaderia a un Cliente (Empresa que nos compra mercaderia). También puede realizarse una venta de Servicios. En este caso no se retirara ninguna mercadería del alamcen sino se estara vendiedo un servicio prestado al cliente.

El procedimiento para registrar una venta en la Base de Datos, es el siguiente :

Para el registro de Facturas

1.      Haga clic en el botón “Facturas” de la Ventana Principal de Sistematic.

Aparecerá entonces una ventana como la que se muestra a continuación :

2.      Haga clic en el botón “Nuevo Documento”. Notará que la ventana ahora se muestra diferente (Algunos botones ha desaparecido y se han blanqueado los datos), esto quiere decir que esta esperando que le introduzcamos datos.

3.      Introducir el Numero del Documento.- Introducir el numero de la factura a registrar. Si es la primera factura que se esta registrando en la base base de datos , entonces introduzca este numero manualmente. Ejemplo 001-001 (Puede hacer uso de guiones). Para las nuevas facturas posteriores este numero se autogenerará. Ejemplo aparecerá automáticamente 001-002.

4.      Cuadro “Importar Proforma”.- Se utiliza en el caso de que haya registrado anteriormente una proforma asociada a dicha factura y evitar el trabajo de tipear nuevamente los mismo datos en la factura.

5.      Introducir la Fecha.- De manera predeterminada se colocara automáticamente en la factura la fecha actual en el casillero fecha. Si por algún motivo dicha fecha no es la correcta modifíquela y luego pase al siguiente casillero.

6.      Elija la Moneda.-Tiene la opcion de elegir entre Moneda Nacional (la moneda usada en su país)  y  DOLARES (US$). Para cambiar la moneda abra la lista moneda y leija una de las dos opciones correspondientes.

7.      Elija el tipo de cambio.- De manera predeterminada aparece el tipo de cambio guardado en su base de datos (Cada vez que ingresa al sistema puede modificar dicho tipo de cambio con lo cual el cambio figurara de manera predeterminada para cada nuevo documento). Si el tipo de cambio no es el correcto cambielo directamente escribiendolo en el casillero “Tipo de Cambio”.

8.      Elija el Cliente.- La manera correcta de elegir un Cliente es la siguiente :

Ubíquese en la lista desplegable “Cliente”

ü     Haga clic en la flechita, con lo cual se desplegara una lista con los nombres de todos los clientes registrados en su base de datos.

ü     Desplacese con el Mouse hasta hallar el Cliente buscado (Recuerde que los clientes se encuentran ordenados alfabéticamente).

ü     Haga clic en el Cliente correcto, acto seguido la lista se cerrará.

Puede hacerlo también con el teclado :

ü     Escriba la letra inicial con la que empieza el nombre o razón social de su cliente. Siga tecleando las siguiente letras hasta que su cliente aparezca.

ü     Presione Enter para seleccionar dicho cliente.

Nota : El elegir un Cliente inmediatamente el casillero “Dirección” mostrará la direccion y RUC de dicho Cliente.

9.      Elija Vendedor.- Seleccione el nombre del Vendedor, abriendo la lista de Vendedores con un clic y vuelva a hacer otro clic para seleccionar el responsable (tambien puede tipear la letra inicial del apellido del Vendedor.

10.- Escriba una Observacion.- Escribir en este casillero es opcional, puede utilizarse para escribir un comentario o nota sobre esta transaccion.

Buscar un Producto

Este botón se utilizar para localizar un producto que se va a agregar a la cudricula (detalle) de la factura. Al hacer clic en este botón se abrira la ventana de “Busqueda de Producto”. El Procedimiento para localizar un producto es similar a la busqueda de un producto en el módulo “Productos” (Vea Capitulo II – Búsqueda de Producto)

Luego de Salir de la Ventana de Busqueda Notará que debajo de la cuadrícula se mostraran los datos del producto elegido : Codigo, Descripcion y Precio. El cursor se colocará en el casillero Cantidad, lugar el el cual es obligatorio que escriba cual es la cantidad que va a ingresar al almacen (Puede escribir en decimales si es el caso). Luego presione ENTER, entonces el cursor se desplazará al casillero “Precio”, de tal manera que tiene la posibilidad de cambiar dicho precio de compra. Luego presione ENTER, entonces el cursor se ubicará en el botón “Agregar Linea”.

TIP : Una manera rápida y práctica de buscar un producto es digitando su codigo en el casillero codigo. Luego de digitar el código completo, presiones la tecla ENTER, inmediatamente aparecerán en los casilleros respectivos, la descripcion, precio y moneda de dicho producto.

Agregar Linea

Este botón se utilizara para agregar codigo, producto, cantidad y precio seleccionados a la cuadricula (detalle). Al hacer clic los casilleros indicados se pondran en blanco  y la cuadricula mostrara la linea agregada.

Eliminar Linea

Si Ud. Accidentalmente agrego un producto que era el correcto o introdujo cantidades inexactas puede eliminar dicha linea. Para ello haga clic en la linea a eliminar (en la cuadricula) la linea quedara en cierta manera seleccionada. Luego presione el botón “Eliminar Linea”. El sistema le preguntará “Esta seguro de eliminar esta Linea”. Responde si  o no según sea el caso.

Repita el mismo procedimiento de Búsqueda y Agregar Linea para cada Item que deba agregar al documento.

Guardar la Factura

Una vez que halla introducido todos los datos, asegurese de que los datos digitados son los correctos y luego haga clic en el botón “Guardar” para que el documento sea guardado a la base de datos.

Elegir la Forma de Pago

Al guardar el documente inmediatamente aparecerá el cuadro “Tipo de Cancelación” como el que se muestra a continuación :

En este cuadro debe elegir la forma de pago “Contado”,“Credito”, etc. 

Introduzca el Nº de dias la Fecha de Vencimiento, la cantidad a pagar y luego haga clic en el botón “Aceptar”. De esta manera la compra quedara registrada y el saldo será cargado a la cuenta por cobrar de ese cliente.

Para terminar haga clic en el botón Aceptar.

Luego de proceder con estos pasos, el documento estará correctamente guardado en su base de datos.

Modificar la factura

Para modificar un  documento anteriormente registrado, ubique dicho documento, luego haga clic en el botón “Modificar”, corrija los datos y luego proceda a guardar nuevamente.

Eliminar una factura

Si decide eliminar un documento, primero ubíquelo y luego haga clic en el botón “Eliminar”, luego confirme la eliminación.

Buscar una Factura

Para buscar una factura haga clic en el botón “Buscar”

Se le solicitará introducir el número de la factura a buscar. Proceda de esta manera y luego acepte.

Imprimir una Factura

Para imprimir una factura proceda de la siguiente manera :

1.      Haga clic en el botón “Imprimir”

Aparecerá entonces un cuadro como el que se muestra a continuación

Notará que hay 4 opciones :

Previsualizar en la Pantalla.- Mostrara una Vista Preliminar del Documento en la Pantalla (Simulación de Impresión), sin imprimirlo.

Imprimir el Documento.- Esta opción se utilizará para enviar a impresora la salida tal como aparece en pantalla.

Modificar el Diseño del Documento.- Mostrará la Ventana “Diseñador de Informes”, en la cual podrá realizar cambios en el formato de la factura (Mover los campos, Cambiar los margenes, etc).

Enviar a un Archivo de Texto.- Envia la salida de la pantalla a un archivo de texto (TXT).

2.      Aseguresde de tener colocado papel en la impresora

3.      Elija una de las dos opciones y luego haga clic en “Aceptar”

Pagos a Cuenta de Documentos por Cobrar

Si anteriormente registro una venta al credito, el monto (saldo) por dicho documento se habrá cargado a la cuenta del respectivo cliente. Para saldar dicho documento proceda de la siguiente manera :

ü      Elija menú Ventas y la opción Pagos a Cuenta (Cuentas por Cobrar). Aparecerá una ventana como la que se muestra más abajo.

ü      Elija el Cliente al cual desea registrar el pago. Para ello haga clic con el mouse en la lista de Clientes (Que aparece en la parte superior de la ventana), con lo cual se abrira la lista mostrando los clientes. Luego ubique el cliente buscado y haga clic. Inmediatamente en la cuadrícula inferior se mostrarán los documentos de venta girados por dicho Cliente.

ü      Haga clic en el documento que desea cancelar.

ü      Introduzca la cantidad a pagar, la fecha de pago y el nombre del pagador

ü      Haga clic en el botón “Pagar”. Notará que al hacer esto el saldo habrá disminuido.

Para el registro de Boletas

Para el registro de Boletas el procedimiento es similar al registro de facturas con diferencia de que se ingrese desde menú Ventas y la opción “Boletas”. Ademas la boleta no sera afecta al IGV: